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英文メール作成のコツ②:宛名はルールを覚えて!

毎日英文メールを作っている現役商社マンのえいま(@eima303です。

英文メールのポイントを抑えた記事を作成しています。

第二弾は「宛名の作成方法」を記事にしていきます。

こんな方にオススメです。

  • 英文メールを作成するのが不安
  • Ms.とMrsってどっちやねん?
  • 宛名ってこれであってる?

失礼にならないよう正しくルールを覚えておきましょう!

えいま
えいま
宛名はルールを覚えるしかりません!
英文メールで宛名を作成するコツ
  1. 「宛名」のルールを正しく理解!
  2. 敬称は使い方を覚えるべし!
  3.  宛名は「呼びかけ(挨拶)+苗字」
  4. 「-san」は便利!
  5. 相手の氏名が分からないとき

英文メール「宛名」①
「宛名」のルールを正しく理解!

たまに宛名を間違えている人をみかけます。

例えば、下記の場合、どのように宛名を書きますか?

  • 相手の名前は分かるが性別が分からないとき
  • 名前が苗字なのか名前なのか分からないとき
  • 名前すらも分からないとき

まず最初に宛名に関する簡単なルールです。

宛名のルール
  1. 苗字には敬称を付けとくと良い
  2. 構成は「呼びかけ(挨拶)+敬称+名前」

英文メール「宛名」②
敬称は使い方を覚えるべし!

敬称は使い方を間違えると失礼になるケースがあるので、間違えないようにしましょう。

例えば、相手が女性だと思って「Dear Ms. Smith」と送ってみたら、実は男性だったというケースもあります。

ビジネス以外だったら笑い話で済むかもしれませんが、ビジネスではそうはならないです。

敬称のルール
  1. Mr. ~「男性に対して使う」
  2. Ms. ~「既婚未婚は問わず女性に対して使う」
  3. Mrs. ~「既婚女性に使う」
  4. 苗字に対して敬称を使う
  5. 名前に対して敬称は使わない
  6. 氏名であれば敬称を使わなくてもよい

分からなくなったら女性相手には「Ms.」を使っておけば問題ありません

英文メール「宛名」③
宛名は「呼びかけ(挨拶)+敬称+苗字」

宛名は「呼びかけ(挨拶)+苗字」を組み合わせるのが一般的です。呼びかけとは「Dear」や「Hello」などを指します。

例:Dear Ms. Chipura

この「Dear」は良く見かけますよね!最もビジネスで良く使います。

他にも「Hi~」「Hello~」などは「Dear~」に比べカジュアルな表現です。

相手が名前の場合ですが…
例えば、Paul Smithさんであったとき、「Dear Mr. Paul」とは表現しません。「Dear Mr. Smith」や「Dear Mr. Paul Smith」と表記します。

名前に敬称はつけないのが一般的なルールです。

これとは反対に苗字に対して敬称を使わないのは失礼にあたります。「Dear Smith」という表現は極力使わないようにしましょう。

相手が女性か男性か分からない場合は「Dear+氏名」が無難です。敬称は無くても失礼に当たりません。

「呼びかけ+敬称+氏名」
Dear Mr. Paul Smith
「呼びかけ+敬称+苗字」
Dear Mr. Smith
「呼びかけ+氏名or名前」
Dear Paul Smith or Paul
「名前のみ」
Paul
「呼びかけ+敬称+名前」
Dear Mr. Paul
「呼びかけ+苗字」
Dear Smith
「敬称+名前」
Mr. Paul
「苗字のみ」
Smith
えいま
えいま
「Dear」つけてるからええやろ?って思ってた時期が私にはありましたが…ビジネスの場ではあまり好ましくありません。敬称は付けとくべきです。

英文メール「宛名」④
「-san」は便利!

日本企業と取引がある海外の企業は「-san」をよく使います。

苗字と名前とどちらにも使えて、相手が女性か男性かなど気にする必要もないためです。

えいま
えいま
そんな私も外資系の人とは「-san」を使ってやり取りしています。
例:Hello, Eima-san.

英文メール「宛名」⑤
相手の氏名が分からないとき

「Dear Sir/Madam」氏名が分からない=相手の性別が分からないということですから、SirとMadamは併記しておきましょう。

Dear Sir/Madam.

最後に

宛名に関してはルールを覚えておかないと使えません。適当に「Dear」つけとけばいいっしょという感覚でやっていると、私のように失敗することがあります。

えいま
えいま
無難に「Dear Mr./Ms. 苗字」を使うか、「Dear -san」を使うといいですね
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