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英文メール作成のコツ①:件名はこうやって作るべし!英語表現一覧付き

毎日英文メールを作っている現役商社マンのえいま(@eima303です。

英文メールのポイントを抑えた記事を作成しています。

第一弾として「件名の作成方法」を記事にしていきます。

こんな方にオススメです。

  • 英文メールを作成するのが不安
  • 件名って適当でも良いよね?
  • どういう風に書けばいいか分からない

「件名を侮ることなかれ」

メールの件名を適当につけていませんか?

えいま
えいま
件名はメールを作成するうえで一番重要な項目ですよ!

件名を適当につけてしまうと、中身を読まれなかったり、優先順位を下げられてしまったり…悪いことが起きてしまいます。

重要度は英語だろうと日本語だろうと変わりません。しかし、日本語には無い英語特有のルールやポイントがあります。

これをしっかりと抑えて相手とのメールコミュニケーションを正しくとってみましょう!

メールコミュニケーションとは…メールを使って相手と意思の疎通をすること
英文メールで件名を作成するコツ
  1. 初めての相手は長くなっても良いので具体的に…
  2. 省略可能な単語を省いて10語前後がGOOD
  3. コロン(:)で前置詞排除
  4. 動詞は動名詞の形にするとGOOD
  5. 苦情の場合は具体的な内容を入れるべし!
  6. 返信や対応の締切日を入れるとGOOD
えいま
えいま
件名を作成するコツは全部で6つです。すぐに使っていきましょう!

英文メール作成のコツ①
初めての相手は長くなっても良いので具体的に…

相手が初めての場合は迷惑メールなどに間違われないように、具体的につけるとGOODです。これは日本語でも英語でも変わりませんね!

件名「Hello!!」

こんな件名でメールが来たら中身見ますか?

めちゃくちゃ忙しいときにこんな件名のメールが来ても、まぁ普通なら見ませんね。最悪の場合、迷惑メールかと思って見ずに削除してしまうかもしれません…

相手に見てもらいたいなら、相手に見てもらえるような件名を付けましょう!

件名「Inquiry: Quotation of A product」
訳「問い合わせ:A製品の見積もりについて」

「問い合わせであること」「何の問い合わせであるのか」など具体的な内容を入れてください。

英文メール作成のコツ②
省略可能な単語を省いて12語前後に!

「具体的に!」と言いつつも、省略可能な単語は極力省きましょう。

件名が長すぎると読まれなくなってしまいます。

省いても、わかりやすく読みやすくするのがポイントです。

省略可能な単語は大体このあたりです…

前置詞/冠詞/代名詞/接続詞/助動詞などなど

先程の件名を例にしてみます。

件名「Inquiry: Quotation of A product」

この件名がどのようなプロセスを通って作られたか解説していきます。上記の件名を文章に戻してみるとこんな感じです。

I would like to inquire about the quotation of A product.

「~したいです。」という意味である「I would like to ~」は省いても問題ありません。あなたがメールを送ってきているのであなたが要求しているのは明白です。

逆に「あなたがメールを送ってきているが、要求しているのが違う人」なら冠詞を入れて誰が要求しているか分かるようにしましょう。

I would like to inquire about the quotation of A product.
修正後
inquire about the quotation of A product.

しかし、このままだと動詞が文頭に来てしまいますね…これだと英文メールとしてあまり良くありませんので、もう少し手を加えてみます。

英文メール作成のコツ③
動詞は動名詞や名詞の形に!

文頭に動詞を置く場合は動名詞や名詞の形にする決まりがあります。

動詞のまま始めてはいけません。必ず、動名詞か名詞の形に直しておくと良いです。(仲の良い間柄であればそこまで気にする必要はありませんが…)

inquire about the quotation of A product.
修正後
(動名詞)Inquiring about the quotation of A product.
(名詞)Inquiry about the quotation of A product.

徐々にそれらしくなってきましたね。まだまだ簡略化できそうです!

次は前置詞を省いていきましょう!

英文メール作成のコツ④
コロン(:)で前置詞排除

コロン(:)を入れることで前置詞を排除できます。

冠詞の「the」や「a」もポイント②の理由から省くことができます。

Inquiring: about the quotation of A product.
完成形
Inquiring: Quotation of A product.

英文メール作成のコツ⑤
返信や対応の締切日を入れて

日本語で件名を作るときでも同じですね。

英語でメールを作るときも一緒で、返信必要の有無や対応の締切日がいつかを件名に入れてあげると「ホスピタリティ」があって良いですね。

Inquiring: Quotation of A product by Jan 13.

英文メール作成のコツ⑥
重要な情報は前面に!!

これも本語で件名を作るときでも同じですね。

重要な情報は前面に出しましょう。

Deadline Jan 13: Submitting your proposal for Project X.
訳:納期:1/13】プロジェクトXの企画提案書の提出

というように納期を前面に出すと、このメールの重要性が読む人にとって理解しやすくなりますね。

英文メール作成のコツ⑦
件名で使えそうな英語表現

ビジネスの場で使えそうな英語表現を載せておきます。

使えそうな表現
  1. 「Eima referral」 訳「えいまさんからの紹介」
  2. 「Change of ~」 訳「~の変更」
  3. 「Confirmation required: ~」 訳「要確認事項:~」
  4. 「Deadline **: ~」 訳「~の締め切りは**」
  5. 「Inquiry: ~」 訳「問い合わせ:~」
  6. 「Notification of ~」 訳「~の告知」
  7. 「NRN」 訳「返信不要(No Reply Needed)」
  8. 「Order for ~」 訳「~の注文について」
  9. 「Recap: ~」 訳「まとめ:~」
  10. 「Regarding ~」 訳「~に関して、~の件」
  11. 「Reminder: ~」 訳「リマインド:~」
  12. 「Reply by ~」 訳「~までに返信して」
  13. 「Requesting ~」 訳「~のお願い」
  14. 「Save the date: ~」 訳「~は日程をあけてください」
  15. 「Thoughts needed on ~」 訳「~に対する意見募集」
  16. 「Urgent: ~」 訳「緊急:~」

※随時更新していきます。

最後に

英語でメールを作るって大変です。

一番の近道は「日本語でまずは考える」「そこから英語に直してみる」「変な表現が無いか確認する」「相手が理解してくれそうかを考える」「修正する」を繰り返し繰り返しやっていくことで、自然と英文メールが作れるようになっていきます。

また実際の外国人から受け取ったメールの英語表現を真似て真似て真似まくってリアルな英語を学んでいきましょう!

えいま
えいま
慣れると英文メールを作るのと日本語でメールを作るのにかける時間に差が出なくなるようになります!
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