リーマンお助け記事

明日からできる簡単業務改善方法!日々の業務改善で残業を減らそう!

日々の業務を見直ししたことはありますか?

いつも忙しくて日々の業務を見直す機会なんて作れないのかもしれません。

しかし、日々の業務を見直すことはとても大切です。

なぜなら、日々の業務を見直すことで無駄を省き、残業を減らすことができるからです。

業務改善するメリット
  • 仕事が捗る=出世しやすくなる
  • 残業を減らせる
  • 家族との時間が持てる
  • 自分の時間を多くもてる
  • 飲み会の時間が長くなる(人によってはデメリット?)
  • 業務改善した分だけサボれる

そうすると、残業も少なくなりますし、家族との時間、自分の時間を多くもてるようになります。

忙しい合間でもいいので、少しずつ自分の業務と向き合ってみてください。

例えば…

  • この資料を作成するのにどのくらいかかる?
  • あのメールを送るのにどのくらいかかる?
  • 議事録作成にどのくらいかかる?
  • そしてこれらは月(週)どのくらいの頻度?

業務達成時間は本当に適切ですか?

もっと早く対応することもできるんじゃないですか?

後輩はもちろんですが、上司にも非常に非効率に作業をされている方がいます。

こうすればもっとスピーディーに事が進むのになってよく感じます。

明日からでもできる簡単な業務改善方法としていくつか載せます。

一度日々の業務を見直し、実践できるものがあればすぐにでも実践してみてください。

私はこれらを徹底したことで、残業時間が半分になりました。(他にも色々と要因はあると思いますが…)

えいま
えいま
そのおかげで、残業手当てが減りましたが、妻との時間、ブログの時間を作ることができました。

業務の分類分け

業務の見直し方法に最適なのは「分類分け」です。

どういう性質の業務なのかをまずは把握しておく必要があります。

私がおすすめしたいのは…
  • 毎日やる業務
  • 機械的に行うルーティンワーク業務
  • 毎月1回は作業する業務

の3点で分類分けをすることです。

その他にもあなたらしい分類分けができると思いますので、まずはあなたの業務内容をすべて書き出してみてください。

毎日やる業務

毎日やる業務です。

営業マンであれば、メール作成は毎日やる業務ですよね!

打ち合わせをするのであれば議事録も作成しますね。

メールを作成するのにどのくらい時間がかかりますか?

返答するのに1分もかからない人もいれば、10分かけてゆっくり返す人もいます…

まずは毎日やる業務がどのくらいかかっているのか把握しましょう。

機械的に行うルーティンワーク業務

上との違いを把握するのが難しいですが、機械的に行う業務が当てはまります。

例えば、議事録作成後にどのように議事録を保存するか、基本フォーマットに乗っ取った稟議書の作成/見積書の作成などです。

フォーマットもしくはシステムに入力する作業がおおよそこの分類に入ると考えます。

毎月1回は作業する業務

月初にやる業務、月末にやる業務、月1回の会議資料の作成などがこれに当てはまります。

これをもとに、まずは業務を整理してみてください。

例えば…

  • 毎日やるような業務
    議事録作成、メールの返答
  • 機械的に行うルーティンワーク業務
    毎月の売上推移分析、稟議書作成
  • 毎月1回は作業する業務
    立替精算申請、製品紹介提案書、月会議資料の作成、在庫管理

あなたの業務はどのように分けられますか?

 

さて、次からは明日からできる簡単業務改善方法です。

文字を打つスピード

文字を打つスピードを馬鹿にしてはいけません。

よく書く文章を辞書登録しておけば、書くスピードが速くなります。

例えば…

冒頭の「平素は大変お世話になっております。」などいつもメールで書く文章がありますよね。

辞書に「へいそ」などで登録しておけば、「へいそ」を打っただけで「平素は大変お世話になっております。」が出てくるようになります。

文字を打つ手間が省け、作業効率はぐーんと上がっていきます。

詳しくはこちらの記事にも書いております。

辞書登録の方法はこちら

どのくらい早くなるかというと…

同じメールを同僚と打ったとき、同僚が40秒なのに対して、私は10秒でした。

「10秒 vs 40秒」

これがどのくらいの影響があるか…言わなくても分かりますよね…

たったの数秒の改善は、積み重ねれば数日の改善に!

フォーマット作成

まさか毎週、毎月やる作業なのに、フォーマットを作っていないなんてことはないですよね?

例えば、議事録ですが、基本的に議事録で書かなきゃいけないことって決まってたりします。

それを一から作成しているのであれば、すごく時間がもったいないです。

事前にフォーマットを作っておいて、それに当てはめていく作業をするようになれば、作業効率はぐーんと上がっていきます。

作成方法は過去の議事録、過去のメールを参考に、よく書かれている項目をピックアップして下書きとして、保存します。

メモでも良いですし、Excelで管理しても良いです。

私はExcel管理推奨です。

どのように管理しているか…

Excelでまとめるメリット
  • 管理しやすい
  • このファイルだけ開いておけば、様々なフォーマットを探す手間がない
  • メモだと整理しにくい

私はエクセルでこのようにまとめています。

  • シート毎に企業を分けたり、場面で分けたり
  • 下図参照願います。

 

※Outlookでメールをするときは「クイック操作」もおすすめです。

クイック操作の詳細はこちら

こんな感じでフォーマットを作成していきましょう!

1から作成する無駄を省くためにフォーマット作成は必須

フロー作成

フローを見ればできる作業ってありますよね?

月1であるかないかなので作っていない人も多いかと思います。

いざやろうってなったときに意外と覚えていなかったりしませんか?

それで人に聞いたり、メールやメモを見返してみたり、意外と時間の工数をかけてしまいます。

そんなときは、簡単でもいいので、フローを作成してください。

どういう順序で、どういう条件で業務を進めていけばいいのか、資料を見るだけでわかるようになれば作業はぐーんと早くなりますよ。

そして、その資料を見なくなる日が来ればOKです。

その資料を次の世代に渡していけば、グループとしてもチームとしても作業効率が良くなっていくと思います。

意外とフロー作成をしていない人が多いです。

フロー作成は結構重要なので、やっておきましょう。

ただ、頭の中で整理できる天才は作る必要ありませんね。

月1しかない作業にもしっかりとフローを作成すること

注意点

あなたの勤めている会社にもよりますが…

作業効率を良くし、業務を減らすことができても、上司にアピールしてはいけません。

業務が増やされる可能性があります。(残念ながらそういう会社が多いようですね…)

そこで、やっていただきたいのが、自分はめちゃくちゃ忙しいアピールです。

実際には資料を作り終わっていても、まだ終わっていない雰囲気を醸し出してください。

そうすれば仕事を追加で振られることもありません。

ただし、出世したいというあなたは、業務がすぐ終わったアピールをした方がいいです。

えいま
えいま
私の会社は早く業務が終われば終わる程、優秀と見なされますので、アピールしまくりです。

最後に

明日からでもできる業務改善をまとめてみました。

さらに深く業務改善に興味があれば、この本を読んでください。

きっとあなたの参考になることでしょう。

最後まで読んでくれてありがとうございました!