Excelで効率アップ!

【第1章】Excel初心者のための!仕事で使える!SUMとSUBTOTAL!

第1章です。

Excelを学ぶ理由については第0章で書いております。

【第0章】Excel初心者のための!仕事で使える!Excelスキル!ツールがうまく使えなくて、仕事の効率が遅くなる、残業してしまう、大変もったいないことだと思います!! なぜなら、営業マンで...

まず最初にExcel関数の「SUM」と「SUBTOTAL」の使い方を知っておきましょう。

SUMは有名な関数なので知っている方も多いと思います。

しかしSUBTOTALを知っている人は少ないのではないでしょうか。

SUBTOTALを知ることでよりExcelが使いやすくなりますので必ず覚えてくださいね!

使い方:SUMとSUBTOTALの違い

SUMの使い方

合計したいセルをドラッグして選択します。

つまり、選択したセルの数字を合計してくれます。

SUMの使い方

  1. =SUM(合計したい数字を選択)
    ★連続したセルの合計は(最初のセル:最後のセル)で表すことができます。
    (例)

SUBTOTALの使い方

集計方法を選んで、集計したいセルをドラッグして選択します。

つまり選んだ集計方法で、選択したセルを集計してくれます。

SUBTOTALの使い方

  1. =SUBTOTAL(集計方法,集計したいセルを選択)
    ★連続したセルの合計は(集計方法,最初のセル:最後のセル)で表すことができます。
    (例)
  2. 集計方法は1~11、101~111の全部で22通りあります。
    1~11と101~111の違いは体験編で紹介します。
  3. 仕事でよく使う集計方法は【1-AVERAGE】【2-COUNT】【9-SUM】の3つです。

SUMとSUBTOTALの違いは集計方法

上記の使い方で説明したとおり、SUMは選択セルの合計、SUBTOTALは集計方法を選択して合計という違いがあります。

つまり、大きな違いは集計方法があるかないかです。

ではもう一度、SUBTOTALの使い方を読んでみてください。

集計方法に【9-SUM】がありますよね。

普通のSUMとSUBTOTALのSUMはどういう違いがあるのでしょうか。

次の失敗体験編を読んで違いを感じてみてください。

失敗体験:SUMとSUBTOTALの使い分け

上司からの指示で失敗した話

SUMとSUBTOTALの使い分けを知らないために起きてしまった失敗談についてお伝えします。

上司
上司
集計表を作ってほしい。合計数も分かるようにしてね。
えいま
えいま
わかりました!!今日中に作ります!!

さて、上司から集計表を作って欲しいと頼まれてしまいました。

合計が分かるようにまとめなければなりません。

えいま
えいま
合計だからSUMを使えばいいのかな!これなら早く終われそうだぞ!

しかし、業務が終わったことを告げると、上司の反応は違いました。

上司
上司
ちょっと!合計値が変わらないよ!ある項目だけの金額も知りたいからフィルターをして集計したいの!これだとダメ!作り直して!

あれれ、怒られてしまいました。

何がいけなかったのでしょうか?

SUMとSUBTOTALの違いをしっかりと理解していれば防げた案件です。

SUMとSUBTOTALの使い分け

SUMはフィルターをかけずに単純に選択した数字の合計を知りたいときに使います。

SUBTOTALはフィルターをかけて集計したいときに使います。

違いを確実に理解しておきましょう。

フィルターを使って「3週目」を除いてみました。

合計値を見てください。

SUMを使ったときは変動はありませんが、SUBTOTALを使ったときに合計に変動がありますね。

SUMとSUBTOTALの違い

フィルターをかけると合計値が変動する

  • SUMだとフィルター無視
  • SUBTOTALだとフィルターに影響

データ集計を間違えた話

先日同様に送られてきたある売上の集計データをそれぞれの顧客毎に集計する仕事を任されました。

この前怒られたけど、今回は「SUBTOTAL」を使えばフィルターをかけてもちゃんと集計されるから大丈夫なはずですね。

上司
上司
えいまくん!数字が変だよ!合計値が合わないんだ!
えいま
えいま
 ええ!SUBTOTAL使ったから今回はできてるはず…何が原因だ?

今回こそはできると思っていましたが、今回もうまくいきませんでした。SUBTOTALで集計したのに数字が合わないのです!!

今回は何がいけなかったのでしょうか。

SUBTOTALの集計方法の違いをしっかりと理解していれば防げた案件です。

SUBTOTALのSUMの集計方法

1~11で始まるものと、101~111で始まるものがあります。

例えば、同じSUMでも【9-SUM】と【109-SUM】の2通りがあります。

仕事でとても役立つので、これらの違いに気を付けておきましょう。

集計方法の1~11と101~111の違い
  • 集計方法の1~11は非表示に影響されないため、集計値は変わらない
  • 集計方法の101~111は非表示に影響されるため、集計値は変わってしまう

練習問題

それでは今まで覚えたことを練習問題を通しておさらいしておきましょう。

練習問題:上司からの指示

上司
上司
合計数字とフィルターをかけた数字の2つを見比べたいので、エクセルで作成してくれんか?

集計したい数字はこれだ!

こまで読んだあなたなら簡単に作れると思います!!

回答例

さてこれでフィルターをかけてみるとどうでしょうか?

フィルター合計が変わっていますね!!

最後に

いかがだったでしょうか。

SUMとSUBTOTALの使い分けが理解できれば、集計するときに間違えることがなくなります!

これらを正しく理解することで業務の負担を減らせます!

完璧にマスターして、仕事を楽にしていきましょう!!

ABOUT ME
えいま
ホワイト企業で働くサラリーマンブロガー。20代サラリーマンのための情報サイトを運営。 ホワイト企業で働きながらも過去に鬱になりかけた経験あり。①20代サラリーマン向けの仕事術②20代で家を購入した経験③仕事のストレスを発散できる趣味④夫婦円満の秘訣⑤内定8社獲得実績の内定獲得方法、の5本立て。