OneNoteスキル

OneNote 2016が営業マンの案件管理に最適の理由とは?7つの魅力を公開!

あまり知名度の無い「OneNote 2016」の魅力を思う存分語っていきたいと思います。

Microsoft OfficeはOutlookやExcel、Power pointが有名ですが、あまり知られていないこの「OneNote 2016」が実は案件管理をするのに最適なシステムだって知っていましたか?

なぜ案件管理に最適なのかはこの7つの魅力があるからです。

OneNote 2016の魅力
  1. ノートのように綺麗にまとめられる
  2. テンプレート作成で、打ち合わせのまとめが楽
  3. タスクノートシールの活用で、アクションアイテムの管理が楽
  4. オーディオの録音ができるので、会議中の大事な話も聞き逃さない!
  5. ノート内容の情報共有が容易
  6. 画像の貼り付けが楽になる
  7. One Driveで、スマホからでも修正・確認できる

こんだけの魅力が詰まっているのに、知られていないのは可哀想…

ということで、この7つの魅力をまとめていきますね!

OneNote (for Windows 10)は
見た目も使いにくいので私はオススメできません(笑)私がオススメしたいのは「One Note 2016」です。

One Note 2016 と One Note for Windows 10の違いはこちらのページをご覧ください。

公式サイト

①ノートのように綺麗にまとめられる

OneNote 2016に限ってですが…ノートのようにきれいにまとめることができます。

私はブログのネタなどもすべて、OneNote 2016で管理しています。

見た目はこんな感じです。

大きな題目「ブログ」があって、小題目「仕事ネタ」「商社ネタ」が続き、ページ「ネタの内容」が続きます。

綺麗に「森ー木ー枝」の完成です。

企業ごとにノートブックを作って、担当者ごとに小題目を作って、ページを打ち合わせの日にちに設定すると、整理しやすいです。

小題目は色も選べるので、見た目がすごく見やすいですね!

ブログ(大題目)
⇒仕事ネタ(小題目)
⇒ネタの内容(ページ)

②テンプレート作成で、打ち合わせのまとめが楽

OneNote 2016は「テンプレート」を作成できます。

例えば、議事録のメモをOneNoteで作りたい場合は、前もってテンプレートを作っておけば、作成スピードが抜群に上昇します。

さらに打ち合わせでヒアリング忘れも起きなくなりますし、事前メモをする手間もなくなります。

営業活動していると聞くべき項目って大体決まっていますので…

その聞くべき項目がボタン一つで出てきたらすごく楽じゃないですか?

こんな感じなのが、ボタン一つです。

残念ながらOneNote for Windows10には無い機能のようです。

公式サイト

③タスクノートシールの活用で、アクションアイテムの管理が楽

OneNoteで簡単にアクションアイテムの管理ができます。

これだけのタスクシールがあります。

これの一番上にある「タスク」を使います。

この「タスク」はクリックするとチェックマークがつくので、アクションアイテムの管理に最適です。

こんな感じにチェックマークを付けることができるのです。

他にも議事録でよく使えそうな、重要マークや疑問符もあるので、あなた好みにアレンジしてみるとノートが見やすくなりますね!

④録音ができるので、会議中の大事な話も聞き逃さない!

ボタンひとつで簡単にオーディオの録音ができます。

ただしコンプライアンスの範囲内でお願いします(笑)

お客さんとの打ち合わせで録音録画はご法度です。

社内の会議とかでやると効果的ですよ!

⑤ノート内容の情報共有が容易

なんと、OneNoteはほかの人とノートの共有ができます。

さらに、権限を与えれば修正までできるようになります。

例えば、商社の機能の一つである「代理店営業」ですと、メーカーがいて、お客様がいます。要はメーカーさんと一緒に協力して、お客様へ売り込みをかけています。

メーカーの人と情報を共有したいときにノートを開放しておけば、メーカーの人が私のメモを簡単に確認ができるようになりますし、電話会議を設定するよりも簡単に情報共有ができるので楽なのです!

⑥画像の貼り付けが楽になる

これがOneNote 2016の一番大きなメリットです。

通常、今開いている画面を画像として保存したいとき、「PrtSc」ボタンを押して「ペイント」にコピペしていませんか?

そして、ペイント上で使いたい画像の箇所を切り取って加工し、パワポや資料に張り付けていませんか?

この方法だと、非常に工数もかかりますし、ペイントを開く時間も、パワポで画像を張り付ける作業も無駄ですよね。

OneNote 2016をダウンロードすることで、ボタン一つで使いたい箇所をピンポイントにコピペすることができるようになります。

ペーストは一般的なショートカット「Ctrl+V」を押すだけです。

やり方は簡単!!「Win + Shift +S」を押すだけです。

このボタンを同時に押すと、画面が白くなりますので、保存したい箇所をドラッグして囲むだけです。

画面がこのように白くなったら、保存したい領域をドラッグで選びます。

これをするだけで画像の切り取りの工数がめちゃくちゃ削減できます。

そして、その後、Ctrl+Vで選択した箇所をペーストできます。

この一連の流れをすることで、わざわざペイントで画像を保存せずに、画像をコピペすることができます。

そのため、ファイルも増えませんし、ペイントを開く必要もありません!!

パワポ資料の作成やメールの作成が格段と早くなります!

⑦One Driveで、スマホからでも修正・確認できる

例えば、パソコンをいちいち起動させないと見えない情報が、手元にあるスマホから確認できたらめちゃくちゃ便利ですよね?

さらに、スマホから修正もできたらどうでしょうか?

営業活動が楽になるのが想像できません?

スマホ画面はこちら(※下書き)

修正や確認がスマホで簡単にできます!

同期方法は簡単です。

Microsoftのアカウントでログインするだけです。

そしてOne Driveで同期するだけです。

まとめ

以上の7つがOneNote 2016の大きな魅力です。

OneNote 2016を上手く活用すれば、営業活動が楽になることは間違いないです。

さらにあるOfficeアプリを使えば、もっと整理するのが楽になるのですが、それはまた今度まとめます!

 

別記事でOneNote 2016を使って、効率的に案件管理をし、営業活動がうまくいっている私のノートをお見せしますので、参考にしてみてください。(工事中)

OneNote 2016でこういう風にやると営業活動の効率があがるよという一例になれば嬉しいです。