Outlookスキル

激務な会社で働くサラリーマンこそ「メールの受信ボックスは0」に!その効果とは?

営業マンであるあなたはメールをどのように管理していますか?

激務な会社にいるとメールを整理する時間がもったいないと感じるかもしれません。

しかし、「メール管理を制するものは営業活動を制す」といっても過言ではありません。

メールをしっかりと対処するのは当たり前のことで、「メールの処理で時間を食う」「返信できていない」って営業マンとしてまだまだ力不足と言えます。

例えば…こんな日々を過ごしていませんか?

  • あのメールどこだっけ?って検索しても出てこない…
  • メール返信するの忘れてしまった!
  • 数年の積み重ねで受信ボックスが1万件とか2万件とかになってる!
  • 昨日あのメールを対応しようと思ったのに忘れてしまった!

「受信ボックス0」習慣を付けることで、こんな日々を過ごすことが無くなります。

受信ボックスを0にする効果は大きく3つあります。

0にすることで得られる効果
  1. アクションアイテムを見過ごさなくなる
  2. メールを探すのが楽になる
  3. 帰宅したとき、気分がめちゃくちゃ楽になる

営業としての世界が一気に変わります。

営業マンであるあなたは明日からぜひ実践してみてください。

えいま
えいま
本当に世界が変わりますから!私はこれを徹底することで仕事が楽になりました!

まだ読んでいない方はこちらのOutlookメール管理法の記事もご覧ください。

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受信ボックスを0にする方法

不要メールの即削除

まずこれに限ります。

不要メールをずっと放置していませんか?

めちゃくちゃ無駄です。

すぐに削除してください。

不要メールの条件
  • 広告(食べログとか○○ホテルとか…)
  • まったく関係のないCCやBCCのメール
  • 2度と見なくてもいいメール
  • 整理する必要のないメール

私は不要だと思ったメールは無心で「Ctrl+D」しています。

メールフォルダの管理

メールをフォルダで管理していますか?

まさか、受信トレイしかない、なんてことありませんよね?

しっかりと顧客毎、案件毎に分けてありますよね?

受信トレイしかない人は何時間かけてでも、今すぐメール受信ボックス内を整理整頓をしてください。

 

フォルダ管理の方法はこちらの記事で詳しく書いておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

メールフォルダの管理方法

アクションアイテムの整理

届いたメールを即!アクションアイテムフォルダに入れる習慣づけをしてみてください。

いつまでにやらなきゃいけないのか、そしてそれをあなたはいつまでにできるのかを決めてください。

まずはどこのアクションアイテムフォルダに入るのかを直感で対応してみてください。

やらなければならない仕事のプライオリティ(優先順位)は、いづれ簡単に正確に付けられるようになります。

日々、実践あるのみです。

アクションアイテムとは

馴染みのよい言葉「To Do」の同義語です。
やらなければならないこと、タスク。

 

アクションアイテムフォルダの作成方法はこちらを参考にしてみてください。

アクションアイテムの管理方法

これをやることによる効果は?

アクションアイテムを見過ごさなくなる

受信ボックスが0ということは、新規で確認しないといけないメールが0ということです。

あなたが確認すべきなのは、アクションアイテムのフォルダに入っているメール達です。

それを処理すればいいので、見過ごすことがなくなります。

ヒューマンエラーとしてあなたがアクションアイテムを入れ忘れることはあるかもしれませんが…

メールを探すのが楽になる

Outlookの検索機能は万能ではありません。

フォルダ管理をしっかりとやることでどこに何のフォルダがあるのか分かるので、探す手間が少なくなります。

そのためにも「森・木・枝」のフォルダ整理がしっかりしていないといけません。

徹底的に追及していきましょう。

帰宅したとき、気分がめちゃくちゃ楽になる

受信ボックスが0ですよ?

つまり、確認しなきゃいけない仕事が0ということです。

気持ちよくないですか?

もちろんアクションアイテムフォルダに何件か残っていると思いますが、それらは今日やらなくていいやつです。

残ってても不安に思う必要はありませんよね?

明日やればいいんですから。

最後に

仕事を円滑に進めるためには、メールの管理と整理がとても重要です。

メールに埋もれて、仕事に追われて、うまく営業できると思いますか?

あなたのためにも、受信ボックス0にする習慣を付けてみてください。

受信ボックスを0にする方法と習慣
  1. 不要メールの即削除
  2. アクションアイテムの整理
  3. メールフォルダの整理

最後まで読んでくれてありがとうございました!