Outlookで効率アップ!

パソコン苦手な人でも大丈夫!仕事で役立つ!仕事を楽にするパソコンスキル3つ!

現役商社マンのえいま(@eiuma303です!

パソコンになれず、メールを打つのが遅かったりして時間をたくさん使っていませんか?

えいま
えいま
もしかして、良く使う自分の名前や会社名を1字1字全部打っていませんよね?

この記事では効率的に作業できるパソコンの機能をご紹介します。

仕事に役立つパソコンスキル
  1. 文字を打つ回数を少なめにする!
  2. 毎日送るようなメールはボタン一つで作成!
  3. マウスとはおさらば!

私はこのスキルを使って、作業効率を上げ、残業が少なくなりました。

あなたもぜひ、今日からこの機能を使って、無駄な工数を減らしましょう!

正直、誰もが知っているようなパソコンの機能だと思います。

とても簡単な方法なので、すぐに覚えちゃいましょう。

そして明日からこれらの機能をがんがん使って猛アピールしちゃってください。

きっと上司から驚かれること間違いなしです。

文字を打つ回数を少なめにする方法!

自分の名前を1字1字全部打っていませんか?

えいま
えいま
そんなことをしなくても打てる方法があります。

とても簡単な方法です。

どんなパソコンでも必ずある「辞書機能」を使うのです。

辞書機能とは

どんなパソコンでも必ずあるこの「辞書機能」。

やり方は以下の通りです。

①右下の「あ」もしくは「A」となっている箇所で右クリック。すると下の図のような画面が表示されます。
②「単語の登録」をクリック

③「単語」に登録したい言葉を、「よみ」に打ちたい言葉を入力、そして「登録」で完了です。

とても簡単ですね!

えいまの文字登録例

下記を参考にしてみてください。

一般企業の営業マンになるとよく使う言葉ですね。

単語 読み
株式会社 かぶ
本日はお時間頂きまして誠にありがとうございました。 まこ
ご確認を宜しくお願いいたします。 ごか
いつもお世話になっております。(自分の名前)です。 いつも
様からお電話がありました。折り返しをお願いいたします。 おり

これらを登録することで、文字を打つスピードが速くなることはもちろんですが、打ち間違いによるストレスの発生を抑える効果があります。

「うちの会社名、カタカナの横文字ばっかりで毎回面倒くさい!!」って人にも役立ちます。

その他には自分の名前も辞書登録しておきましょう。

毎日送るようなメールはボタン一つで作成!

毎日似たようなメールを送っていませんか?

えいま
えいま
似たようなメールを送っているのに毎回同じ文章を打っていませんか?そんな無駄な作業は今日までです。

今回は一般的に使用されているメールアプリ「Outlook」を用いて説明いたします。

Outlookでは「クイック操作」機能を使います。

クイック操作とは

ボタン一つであらゆる操作ができるようになる機能です。

Outlookに標準搭載されている機能です。

場所は下の図の中心部分です。

クイック操作設定方法

作成方法は簡単です。

様々なバリエーションを作成しておきましょう!

①新規作成をクリック
②「メッセージの作成」をクリック

③「オプションを表示する」をクリック

④宛先や件名やテキストを入力し、完了をクリック

 

以上の登録を、お客さんごとや宛先ごとに作成しておくと、次回からはクイック操作の枠内からクリックするだけで文章が作成されて出てきます。

そのため、日付の変更や議事録の中身を作成するだけで済みますので
かなりの作業効率を上げることができます。

マウスとはおさらば!

さすがにノートパソコンを使っているのに、マウスで右クリック押してコピペなんてしてませんよね?

えいま
えいま
マウスを使わずにキーボードだけで操作できれば、それだけで時間の短縮になるケースが多いです。

最後に

いかがだったでしょうか。

枠組みを作るまでに多少お時間はかかって手間がありますが、そのあとは時間削減に大いに役立ちます。

このスキルは現職だけでなく、転職先でも大いに使える方法です。

覚えていて損はありません。

仕事に役立つパソコンスキル
  1. 文字を打つ回数を少なめにする方法!
  2. 毎日送るようなメールはボタン一つで作成!
  3. マウスとはおさらば!
ABOUT ME
えいま
ホワイト企業で働くサラリーマンブロガー。20代サラリーマンのための情報サイトを運営。 ホワイト企業で働きながらも過去に鬱になりかけた経験あり。①20代サラリーマン向けの仕事術②20代で家を購入した経験③仕事のストレスを発散できる趣味④夫婦円満の秘訣⑤内定8社獲得実績の内定獲得方法、の5本立て。