Powerpointで効率アップ!

見やすいプレゼン資料作りのコツ!相手に理解してもらうために気を付けるべき基本!

プレゼンの資料作りに毎回困っていませんか?

ただやみくもに情報を張り付けていけばいいってものじゃありません。

基本的に話したいことは口で、見てすぐにわかる内容(グラフなど)は目で魅せることが大切です。

よくダメな人のプレゼン資料であるのが、文字だけの資料です。さらに、その文字をただ話しているだけのプレゼン。

えいま
えいま
これは聞いている側は拷問ですよ。拷問。だれがそんなの聞きたいですか?
小学校の国語の授業じゃないんですから…

資料読めば終わる話ですから、無意味です。

そもそもプレゼンをする目的は何でしょうか?

相手に内容を理解してもらうことですよね?

そして質疑応答を通して理解を深めていくことじゃないですか?

ダメなプレゼンにならないように注意点を踏まえ、資料を作成してみてください。

タイトルは日付と名前を

基本中の基本ですね。

今さら言う必要はありませんね。

タイトルには必ず日付と作成者の名前を入れましょう。

 

※もし他社向けのプレゼン資料であれば、どこかに○○御中を入れておきましょう。

アジェンダを必ず付ける

アジェンダとは

  • 予定表、議事内容、協議内容

今日話す内容をまず表紙の次に付けてください。

アジェンダを付けることで、聞く人はこういう流れで話していくんだなと一度頭の中に組み込まれます。

要は意識付けです。

意識付けすることで、聴衆はプレゼン内容をより理解しやすくなります。

アジェンダを付けることで、聴衆の理解力を高めることができる

※アジェンダなどのカタカナ用語が苦手な人はこちらをチェック!

カタカナ用語集

ページを付ける

これ、よく忘れる人がいるのですが、基本的にページ数を付けてください。

後輩
後輩
なんでページ数つけるんですか?

ページを付ける理由は単純です。

ページを付ける理由
  • 質疑応答のときに、どこのスライドを言っているのか、参加者全員が把握しやすくするため

プレゼン後に質疑応答が必ずあります。

どのスライドのどの項目において質問をしたいかを言うときに、ページ数から言うとわかりやすいですよね?

「5p目の○○の件ですが…」

聞いている人全員が「5p目か…」とすぐに該当箇所を見ることができます。

要は、これもホスピタリティの一つです!

後輩
後輩
ページ数のつけ方がわかりません!!

ページ数のつけ方

  • 挿入⇒スライド番号をクリック
  • 「スライド番号」と「タイトルスライドに表示しない」をチェック
  • すべてに適用をクリック


これでスライドにページ番号が付くようになりました。右下にありますね(例)

後輩
後輩
ひえー、タイトルの次のスライドが2p目になってしまって…どうしたら1p目になりますか?

スライドの2枚目を1p目にする方法

  • デザイン⇒スライドのサイズ⇒ユーザー設定のスライドサイズをクリック
  • スライド開始番号を「0」に設定し、OKをクリック

これで表紙が0p目になり、スライド2枚目が1p目と表記されるようになりました。

ページ数をつけると、質疑応答の時に円滑に進行できる

スライド1枚で言いたいことは1つまで

これは色んなプレゼン上達本で書かれていることですね。

言いたいことをどーんと1枚で言いましょう。

後輩
後輩
なぜスライド1枚につき1つなんですか?

プレゼンをする目的を考えたら理由は明確です。

プレゼンの目的は、相手に内容を理解してもらうことです。

1スライドにいくつも言いたいことをまとめたら、聞いている人は何がなんだかわからなくなってしまいますよね?

まとめるのは最後のスライドだけで十分です。

グラフを利用

例えば、後輩がこんな資料を持ってきました。

売上のグラフの数字で「16年度:1万、17年度:1万2千、18年度1万4千」って書かれてる資料(上図:悪い例)を見たときは思わず笑ってしまいました。

グラフを使えば、売上が上がっているのも瞬時に分かるのにな~って。

さすがにここまでひどいのは中々いませんが。

意外と出来ていない人がいます。

数字を表すときはグラフを利用

矢印などで変化を表現

変化を矢印などで表現すると分かりやすいですね。

売上が上がっているならこのように矢印で表現してみましょう!

重要なところだけ色塗りを

これもあれもそれも色を塗っていたら、どれが重要なことなのか分かりにくいですよね。

このスライドで言いたいことはこれです!というように言いたいところだけを赤塗してみましょう。

こうすることで、聴衆はそこに注目しますよね。

赤塗りの補足部分を口頭で説明してみましょう。

比較するときはグルーピングを意識

何かを比較するときは、情報の整理整頓が重要です。

ものの片づけと同じで、揃っていると見やすいですし、比較もしやすいですよね。

比較するときはグルーピングを意識してまとめてみましょう。

アジェンダスライドの挿入

これはやってもいいし、やらなくてもいい手法ですが、念のため載せておきますね。

上の図であれば、8つ目が終わり、次9つ目の項目に行きますよと見せています。

プレゼンテクニックの一つです。

アジェンダを再度聴衆に見せることで、「今こういう話をしてきて、次はこんな話だよー」と聴衆に認識させることができます。

よくタイトルの次だけに作っている人もいますが、大きな項目ごとにアジェンダスライドを入れておくのも良い資料です。

アジェンダの挿入意図
  1. 聴衆に再度認識させることができる
  2. 今何を話してるんだっけ?という迷子な聴衆を呼び戻せる
  3. ロジカルに話を進めることができる

こうすることで、聴衆の理解力はどんどん高まっていきます。

 

ただし、短いプレゼンでこれをやると、くどいのでやめておきましょう…

最後に

まとめです。

プレゼン資料作成のコツ
  1. タイトルは日付と名前を
  2. アジェンダを必ず付ける
  3. ページを付ける
  4. スライド1枚で言いたいことは1つまで
  5. グラフを利用
  6. 矢印などで変化を表現
  7. 重要なところだけ色塗りを
  8. 比較するときはグルーピングを意識
  9. アジェンダスライドの挿入

プレゼンは、聴衆を困らせては意味がありません。

見にくい資料、何が言いたいかわからないスライド、これらは営業マンにとって大きな損失です。

見やすい資料は、聴衆が理解してもらうために必須ですし、営業マンなら売上を上げていくためにも重要なエッセンスです。

 

手抜きをすれば、プレゼンはうまくいくことはないでしょう。

 

 

最後まで読んでくれてありがとうございました!