Excelスキル

パソコン苦手な人でも大丈夫!仕事で役立つ!便利なExcelスキル3つ!

Guten Tag!
現役商社マンのえいま(@eiuma303)です。

Excelが苦手なそこのあなた!

まずはこれだけでも覚えて帰ってください。

Excelは仕事をしていくうえでとても重要なスキルです。

これらを覚えていれば作業効率が上がります。

仕事に役立つExcel技3つ
  1. Excel特有のショートカットキー
  2. 直前の作業と同じことがしたい場合はこれ!
  3. 基本的な関数

 

Excel特有のショートカットキー

別記事でショートカットキーについて書かせていただきましたが
今回はExcel特有のショートカットキーについてご紹介します。

ショートカットキーとは

マウスを使わずにキーボードのみで操作することで、作業効率を大幅に上げることができます。

ショートカットキーの詳細については下記記事をご覧ください。

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Excelでよく使うショートカットキー

まずはよく使うショートカットキーを覚えてください。
そこからだんだんと高度なキーを覚えていきましょう。

セルを編集モードにする F2
右のセルに移動 Tab
左のセルに移動 Shift + Tab
現在の日付を入力 Ctrl + :
現在の時刻を入力 Ctrl + ;
関数の挿入 Shift + F3
挿入(列か行) Ctrl + Shift + “+”

 

えいま
えいま
特にF2と日付入力は重宝します。

わざわざマウスでダブルクリックする必要がなくなりますし、今日って何日だっけ?というときにも的確に日付を出してくれます。

関数で「=TODAY()」で今日の日付を表示することができますが、次の日にExcelを開くと日付が変わってしまうので、メモやエビデンスを残すには不向きかと思います。

直前の作業と同じことがしたい場合はこれ!

直前と同じ作業をしたいとき、同じことをしていませんか?

それは本当に無駄です。

Excelではあるボタンを押すだけで直前の作業と同じ作業をしてくれます。

これで作業効率は大幅にアップします。

方法

「F4」を押すのです。たったこれだけです。

色を塗りたい!!ってなった場合、わざわざマウスを動かして色を塗るボタンを押していませんか?

えいま
えいま
もうそんな無駄な作業とはおさらばです。いかに無駄を無くすかが重要です。

F4を押せば直前の作業と同じ作業をしてくれるので、マウスやキーボードで塗りたい箇所にポイントを合わせて、F4を押すだけですので、面倒な設定も不要です。

この他にも太字にする、赤文字にする、列のサイズ、行のサイズ
なんでもOKです!

基本的な関数一覧

代表的な関数といえば「=SUM()」

それ以外にも資料作成時によく使う関数を紹介します。

代表的な関数

<まとめ>

TODAY()  今日の日付(年/月/日)
SUM  セル範囲に含まれる数値の合計を出します。
COUNT  セル範囲内の、数値が含まれるセルの個数を出します。
VLOOKUP  検索条件に一致したデータを選択した範囲内で
検索して抽出する。
IF  論理式を作ります。ある値が真の場合と偽の場合とで
表示する数値が変わります。
AVERAGE  セル範囲内の数字のAVERAGEを出します。

TODAY()

今日の日付を表示してくれます。
必ず()を忘れないようにしてください。

SUM

選択した値の合計を表示してくれます。
「=SUM」と打たなくても

Excelのホームの右上にある「オートSUM」ボタンを押せば、勝手にSUMしてくれます。

COUNT

セル範囲内の、数値が含まれるセルの個数を表示します。

すみません。あまり使いません…

どっちかというとCOUNTIFの方が良く使います。

VLOOKUP

検索値(何を)、範囲(どこから)、列番号(どの列か)を設定することで検索条件に一致したデータを検索して取り出してくれます。

IF

論理値、真の場合の対応方法、偽の場合の対応方法を設定します。
例えば、テストの合格点を90点以上と設定した場合に

論理値を「A1>=90」に、真の場合を「〇」、偽の場合を「×」にすることで、90点以上を取ったら〇が表示され、90点未満の場合は×が表示されるようになります。

AVERAGE

選択したセルの数字の平均値が表示されます。
テストの平均点を取りたいときに使えます。

追加で覚えておきたい関数

 SUBTOTAL  リストまたはデータベースの集計値を返します。
SUMIF  検索条件に一致するセルの合計を出します。
COUNTIF  指定された範囲に含まれるセルのうち
検索条件に一致するセルの個数を出します。

SUBTOTAL

集計方法は11通りあります。

その中でもよく使われるのが「9-SUM」です。

通常のSUMだと、フィルターで除外された項目までSUMされてしまいますが、このSUBTOTALのSUMを使うことでフィルターで除外された項目の値はSUMされません。

<例>某アメコミのアイア〇マンとキャプテ〇アメリカ支持者数を表しています。

一見アイア〇マンの方が支持者が多いように感じますが、アイア〇マンはSUM関数を使って、キャプテ〇アメリカはSUBTOTAL関数を使っています。

よく見ると12月が消えていますね。フィルターで12月を消していたんですね。

実際のTOTAL数はこちらです。

実際はキャプテ〇アメリカの方が支持数が多かったようです。

これがSUMとSUBTOTALの使い分けです。

SUMIF

検索条件に一致するセルの合計を出します。

<例>こんな感じに設定することで該当する項目の合計値を出します。

COUNTIF

範囲内に検索条件の値がいくつあるかをカウントしてくれます。

<例>
アンケートを集計するときに使いますね。

最後に

以上が、よく仕事で使うことになるExcelスキルです。

いかがだったでしょうか。

パソコンが苦手な人はまずこれだけでも覚えて、仕事を効率的に回してみてください。

最後まで読んでくれてありがとうございました!

 

ABOUT ME
えいま
ホワイト企業で働くサラリーマンブロガー。20代サラリーマンのための情報サイトを運営。 ホワイト企業で働きながらも過去に鬱になりかけた経験あり。①20代サラリーマン向けの仕事術②20代で家を購入した経験③仕事のストレスを発散できる趣味④夫婦円満の秘訣⑤内定8社獲得実績の内定獲得方法、の5本立て。