Outlookで効率アップ!

出来る営業マンになるために!仕事で役立つ!Outlookメール管理方法4つ!

Guten Tag!
現役商社マンのえいま(@eiuma303)です。

あなたはメールの管理がしっかりできていますか?

こんな悩み持っていませんか?

  • うまくメールの処理ができない
  • メールを返すのを忘れてしまう
  • 自分がいつ何を送ったのか忘れてしまう
  • 受信フォルダにメールが溜まっている
  • どこに何のメールがあるか検索しないとわからない

まさか受信トレイにメールが1万件残ってたりしませんよね?

えいま
えいま
仕事がうまくいかないのは管理がしっかりとできていないからです。

出来る社会人になるためにメールの管理を徹底しましょう。

メールが管理できていないということは仕事が管理できていないのと同じことですよ!

メールがうまく管理できるように、これからお伝えすることを心掛けてメールを管理してください!

えいま式メール管理方法
  1. 3種類のアクションアイテムフォルダを作成
  2. フォルダを〇〇ごとに整理
  3. お気に入りの活用で重要フォルダを見えやすい位置へ
  4. 受信フォルダ内は基本0にすること

3種類のアクションアイテムフォルダを作成

アクションアイテムを管理する意味

アクションアイテム(Action Item)とはつまり「To Do」のことです。

やらなければならないことという意味です。

日本で「To Do」がよく使われています。

しかし、外資系ではTo Doとは言わずアクションアイテムと言うことが多いかと思います。

英語ではA.I.と略します。(以後アクションアイテムを「A.I.」と記す)

えいま
えいま
かっこいいのでこちらを使うことをおススメします(笑)

どんな3種類?

A.I.フォルダは3種類に分けると管理がしやすくなります。

  1. 緊急度高め
    ⇒今日中にやらなければならないもの
  2. 1週間以内
    ⇒今日中でなくて明日でもいいもの
  3. 暇な時に
    ⇒プライオリティが一番低いもの

といったように緊急度を3種類に分けると、管理がしやすくなります

そして、さらに上の図のようにA.I.がいくつあるか見えると、どんだけ仕事が残っているのか、目に見えてわかるようになるのでより管理がしやすくなります

フォルダの合計数は
右クリックしてプロパティで設定

①フォルダ上で右クリック、プロパティをクリックします。

②アイテムの合計数を表示するをONにします。

こうすることでフォルダの中に何通メールがあるのかがわかるようになります。

  • アクションアイテムフォルダを3種類(緊急、1週間以内、暇なとき)
  • フォルダのアイテム数が分かるとどんだけ仕事が溜まっているかわかりやすくなる

フォルダを〇〇ごとに整理

「あのメールどこいったっけ?」を防ぎましょう

来たメールをすぐに整理します。

「お客様ごと」「業務ごと」と整理方法はどんなことでも良いのです。

あなたの管理しやすい方法で決めてください。

ちなみに、私は「お客様事」に分けています。

森-木-枝を意識して整理すると良い

森、木、枝を意識すると整理がしやすいです。

みなさんがイメージしやすいように例をつけてお教えします。

<森=木=枝をイメージして>

  1. 例⑴音楽=J-POP=西野カナ
  2. 例⑵音楽=K-POP=TW〇CE…
  3. 例⑶音楽=洋楽=Lady GA〇A

森、木、枝を意識すると整理しやすく、また、どこに何のメールを入れればいいのか、頭の中でもつかみやすくなります。

フォルダ作成するときは「森」「木」「枝」を意識すること

お気に入りの活用で重要フォルダを見えやすい位置へ

お気に入りの存在を知らない人が割と多くいる気がします。

お気に入りを活用することで重要なメールフォルダを見やすい位置に移動させることができます。

これを使わない手はありません。

お気に入り設定はフォルダで右クリック

先ほど作りました3種類のA.I.フォルダをお気に入りに設定してみましょう。

①A.I.フォルダを右クリック
②「お気に入りに表示」を選択
③お気に入り欄にフォルダが追加され、固定された状態になります。

すると見えやすい位置(下記図)に配置されるので、見落とすことが無くなります。

お気に入り設定で重要なフォルダを見えやすい位置へ

受信フォルダ内は基本0にすること

出来ない社会人は受信ボックスに1万や2万ものアイテムが残ったままです。

帰宅する前には受信フォルダ内を0にすることです。

えいま
えいま
受信フォルダが0ということは今日はもうやることが無い、確認はすべて終わっているという証です。

しっかりと業務が遂行されているということです!

気持ちも大きく変わってきます。

詳しくは別記事で書いていきたいと思います。

最後に

出来る社会人になるために、まずはメールを管理することを徹底してください。

あのメールを見落としていた、回答を忘れていた、そんなことが頻繁に起きれば、社内の評価だけでなく、お客さんからも信頼されなくなるでしょう。

イメージしてみてください。

自分が購入したモノが納期で遅れているのに、何も連絡が無かったら、怒りますよね?今日届かないけどいつ届くの?と。

仕事も同じです。

連絡が無ければ不安に思うのが当然です。

えいま
えいま
メールの管理を徹底しアクションアイテムをしっかりと対応していくことが大切です。

 

ABOUT ME
えいま
ホワイト企業で働くサラリーマンブロガー。20代サラリーマンのための情報サイトを運営。 ホワイト企業で働きながらも過去に鬱になりかけた経験あり。①20代サラリーマン向けの仕事術②20代で家を購入した経験③仕事のストレスを発散できる趣味④夫婦円満の秘訣⑤内定8社獲得実績の内定獲得方法、の5本立て。