仕事術

新入社員と若手社員向け!仕事に役立つ!メモのまとめ方と管理方法!

Guten Tag!
ホワイトリーマンのえいま(@eiuma303)です。

まず会社に入って部署に配属されて必ず先輩から言われることがあります。それはなんでしょうか。

先輩
先輩
とにかくメモをとれ!一字一句全部メモをとれ!

 

残念なことにメモを取ることだけを叩き込まれます。

誰も効率的なメモの取り方や管理方法は教えてくれません。

でもそれだけじゃあダメなんです。

えいま
えいま
 メモにもしっかりとしたメモの取り方と管理方法があります。
今回はそれらについて書いていきたいと思います。

最近だとパソコンでメモを取ることが主流になってきているので、パソコンでメモを取る時は「Microsoft One Note」がオススメですが、それはおいおい記事にしていきたいと思います。

まずはメモの管理方法からお伝えします。

仕事に役立つメモの管理方法
  1. メモの種類は2種類
    ⑴残す必要のない「突発的メモ」
    ⑵残す必要がある「持続的メモ」
  2. 持続的メモはルーズリーフとバインダーを用いて管理をすると良い
  3. 管理ポイントは3つ
    ⑴カテゴリー
    ⑵あいうえお→日時順
    ⑶バインダーは社内と社外で2種類

 

メールの管理方法についてはこちらをどうぞ。

 

メモの種類

メモの取る内容や種類によって用意するものも変わってきます。

仕事内容、電話番でのメモ、上司からの指示メモ、打ち合わせでのメモ等、メモにもたくさんの種類があります。

しかし、これらのメモは大きく2種類に分類されます。

えいま
えいま
「突発的メモ」と「持続的メモ」の2種類があります。それらの特徴について次に述べますね。

突発的メモ

これは情報として残す必要のないメモのことです。

電話したときに残すメモがこの分類に入ります。

「どなたから何時に電話がありました。要件は…」といった、その場限りのメモです。

<突発的メモの例>
・電話応対
・資料の構成を考えるときの下書き
・今日中にやらなきゃいけないことを箇条書きにしたメモ

 

持続的メモ

これは情報として残す必要のあるメモのことです。

仕事内容のメモがこの分類に入ります。

この業務はどういったフローになっていてどういったコツで先輩が作業をしているのか。

要はこれから何度も見返す必要のあるメモのことです。

この持続的メモは管理を徹底しないといけません

メモをして満足して、読み返さない人が多いように感じます。それではメモをした意味がありません。

<持続的メモの例>
・業務内容
・お客様との打ち合わせ内容
・上司や先輩に指示された業務

 

用意するもの

メモをするにしても、紙を用意しないといけません。

正直、どの紙やノートを用意しても自分の使いやすいと思えるものが一番ですが、ここでは私が使いやすいと感じたおススメのメモ帳を紹介します。

突発的メモで用意するもの

すぐに必要ではなくなる内容にノートや新品のルーズリーフを使うのはもったいないです。

よく使われるのは不要になった裏紙、無印等に売っている安いメモパッドです。

こんな感じのです。

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えいま
えいま
ただ、電話応対のメモ帳は下記を作成することをおススメします。あなたなりにアレンジしてみるといいかもしれません。

 

電話メモの作り方

電話応対するうえで重要な情報は6つあります。

これさえ押さえれば電話応対は完璧です。

⑴お客様の会社名とお名前
⑵折り返し用の電話番号
⑶伝える要件
⑷何時に電話があったか
⑸重要度(すぐに・いつでも)
⑹誰が取り次いだか

こんな感じのをエクセルで作成します。

それらを8つか12つか印刷できる範囲内で作成し会社の印刷機で印刷し、はさみでカットします。

それを電話の近くにペンと一緒に置けば完璧です。

市販で売られている電話メモ帳を使うのもありです。

Amazonとかで安く売っているので作成が面倒臭い方はそちらをオススメします。

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新入社員や若手のあなたはこういったホスピタリティのあるメモを使ってみてください。

 

電話応対を間違えるとこんな感じにお客様に迷惑がかかります。

お客様
お客様
折り返しさせるとか言っていたのに電話がまったく来ないのはなんでだ?!?!
えいま
えいま
ええ!申し訳ございません!(そんな話は聞いていないぞ…

 

重要なのは正しい情報を正しく伝えること

 

お客様の名前や番号、要件がうまく伝わらないと電話を受ける意味がありません。

 

持続的メモで用意するもの

持続的メモのメモ帳で重要なことは管理がしやすいメモ帳であることです。

大学ノートでメモをする人が居ます。

しかし、ほとんどの人が、どこにメモをしているのか分からなくなってしまうことが多いです。

それでは意味がありませんね。

営業マンの私がオススメするメモとメモの管理方法を述べていきます!

これでメモの管理を徹底し、正しい情報の整理をしていきましょう!

 

まず用意するもの。
⑴ルーズリーフ
⑵ルーズリーフを入れるバインダー

 

⑴どこにでもあるルーズリーフでOKですが、一番は下のB5サイズの5㎜方眼罫のものがオススメです。

なぜルーズリーフとバインダーなのか?

後輩
後輩
なんでルーズリーフとバインダーが良いんですか?
えいま
えいま
理由は単純だよ。ルーズリーフはページを好きなように入れ替えて使えるから管理の仕方がとても楽なんだ。大学ノートは書いた順になっちゃうよね?記憶力の良い人は良いんだけど、いつ書いたっけ?とすぐに必要な情報まで辿り着けなくなる可能性が極めて大きいんだ。

見た目が可愛いおしゃれなノートも確かに使いたい気持ちはわかりますが、仕事ではあまり役に立ちません。ビジュアルよりもまずは書きやすさ、まとめやすさが重要です。

メモの管理方法

それではルーズリーフもバインダーも準備できたところで、次はメモの管理方法について書いていきます。
そもそもメモを管理する理由とは何でしょうか。それは業務で迷ったときにすぐに情報を引き出せるようにするためです。

えいま
えいま
さて、それではどのように管理をしたらすぐに情報が取り出せるのでしょうか。オススメポイントを述べていきます。

営業マンがおススメする3つの管理ポイント

⑴カテゴリーを決める
⑵「日時→あいうえお順」ではなく「あいうえお→日時順」
⑶バインダーを2種類に分ける

 

⑴カテゴリーを決める

後輩
後輩
カテゴリーを決めるとはどういうことですか?
えいま
えいま
私がやっているカテゴリー分けは「企業名ー担当者名ー案件ー日時」という感じだよ。人によってその分け方は変わってくるから一概には言えないけど、おそらくこれがベターなカテゴリー分けだと思う。

自分なりのカテゴリー分けで索引が容易になります。

たくさんのお客様を担当している営業マンのあなたはバインダーごとにお客様を分けてもいいかもしれません。

 

⑵「日時→あいうえお順」ではなく「あいうえお→日時順」

後輩
後輩
あいうえお順にする意味とは何ですか?重要な案件を一番最初に持ってきたら良いと思うのですが。
えいま
えいま
確かに良い考えだね。でもね、それだと必要な情報をすぐ取り出せるという目的を果たせないんだ。
後輩
後輩
日時順だとあの日に行ってきたメモはこれだ!ってすぐに情報を取り出せそうですが。
えいま
えいま
良い着眼点だね。でもね、それだと同じ日に行った他の関係性の低い案件が近くのページにあることになってしまう。それが、あいうえお順であることで、隣のページを見れば、過去の打ち合わせのメモが見れるから流れが読み取れてより仕事がしやすくなるんだよ!

ルーズリーフは入れ替えることができるので、あいうえお順にすることも、重要な案件を最初に持っていくのも容易です。これが大学ノートとの違いです。

 

⑶バインダーは2種類に分ける

後輩
後輩
できればバインダーは1つにまとめた方が管理がしやすくありませんか?
えいま
えいま
確かに1つにまとめられれば管理がしやすく感じるね。でもね、社内と社外でメモの質は変わってくるよ。社内は業務系、社外はお客様との打ち合わせ内容が主だから、メモは社内と社外の2つで分けることでさらにメモを管理しやすくなるんだ。

 

他の管理ポイント(応用編)

これらは業務に慣れてきたり、バインダーがもう一杯で入らないよ~という方はやってみてください。

  1. 無くなった案件は別のバインダーで管理
  2. 重要な案件だけ最初のページに持っていき管理(ただしここもあいうえお順で)
  3. 過去のメモは保管していると、5年後10年後と成長した自分が読み返すとおもしろく感じる

 

最後に

いかがだったでしょうか。

闇雲にメモをするだけではあまり良いとは言えません。

管理をしてこそ、メモは力を発揮します。

探す時間はとてももったいないし、面倒くさいです。

これから管理を徹底して、業務に役立ててみてください。

 

まとめ
  1. メモの種類は2種類
    ⑴残す必要のない「突発的メモ」
    ⑵残す必要がある「持続的メモ」
  2. 持続的メモはルーズリーフとバインダーを用いて管理をすると良い
  3. 管理ポイントは3つ
    ⑴カテゴリー
    ⑵あいうえお→日時順
    ⑶バインダーは社内と社外で2種類

 

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最後まで読んでくれてありがとうございました!

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えいま
ホワイト企業で働くサラリーマンブロガー。20代サラリーマンのための情報サイトを運営。 ホワイト企業で働きながらも過去に鬱になりかけた経験あり。①20代サラリーマン向けの仕事術②20代で家を購入した経験③仕事のストレスを発散できる趣味④夫婦円満の秘訣⑤内定8社獲得実績の内定獲得方法、の5本立て。